«Vi lykkast ikkje idet vi har formidla informasjon ut i sektorane – vi oppnår resultat idet brukarane våre nyttar informasjonen til å løyse oppgåver til beste for barn, elevar og lærlingar.»

Styring og kontroll i verksemda/Del IV

Styring og kontroll i verksemda

Vi har blitt meir profesjonelle i vår interne og eksterne styring det siste året, og vi vil fortsetje denne utviklinga i 2016.

Verksemdsstyring

Internstyring

I 2015 gjennomførte Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) ei ekstern evaluering av direktoratet på oppdrag frå KD.

I den iverksetjande rolla får Udir positive vurderingar i Difis rapport. Det gjeld både frå KD, som gir til dels svært positiv omtale av direktoratets fagkompetanse og evne til å løyse faglige oppdrag, og det gjeld frå informantar i sideordna organ. Frå sektoren kan vi mellom anna syne til at kommunane gir Udir gode resultat på påstanden om at styringa no er meir prega av fagleg innsikt. I «Omdømmeundersøkelsen» seier 93 prosent seg heilt eller delvis samd i at direktoratets arbeid held eit godt fagleg nivå, og det er òg positiv respons på Udir som «utviklingsagent», f.eks. ved at 87 prosent er heilt eller delvis samde i at Udir gir dei nyttige verktøy i deira jobb (Ipsos MMI 2012).

Rapporten frå Difi er altså positiv til direktoratets arbeid, men peiker på eit forbetringspotensial knytt til bl.a. mål- og resultatstyring, plan- og strategiarbeid og brukarretting. Difi nemner også behovet for å tydeleggjere direktoratets rolle knytt til det systemansvaret vi har som ei verksemd mellom departement og barnehage- og skoleeigarar. Ein naturleg konsekvens av evalueringa er at rapporten blir følgd opp i eiga verksemd og i samarbeid med KD i 2016.

Vi gjennomfører mange av aktivitetane i verksemdsstyringa med høg kvalitet i dag, til dømes rekneskapsrapportering og dokumenthandtering. Men dei ulike aktivitetane i styringa vår kan og bør vi i større grad sjå i samanheng. I 2015 har vi særleg arbeidd for å få ei tettare kopling mellom fagleg aktivitet og økonomi/ressursbruk.

Arbeidet med å vidareutvikle verksemdsstyringa held fram i 2016, med særleg fokus på å ferdigstille og implementere ny strategi, utarbeide samanhengande målhierarki i samarbeid med departementet og DFØ, og vidareføre arbeidet med å kople mål og fagleg aktivitet med ressursbruk.

I 2016 vil vi også jobbe vidare for å implementere risikovurderingar som ein del av den heilskaplege styringa.

Etatsstyring og fagstyring

Vi arbeider framleis med å forbetre styringa av verksemdene som vi har ein styringsrelasjon til. Vi legg vekt på å få ein mest mogleg lik struktur, samtidig som vi tek omsyn til ulikskapar mellom verksemdene. Vidareutvikling av mål og resultatstyring, inkludert utvikling av styringsparameter, held fram i dialog med den enkelte verksemda. Direktoratet legg særleg vekt på at etatsstyringa skal bidra til at verksemdene trekkjer i same retning, opp mot sektormåla.

Vurdering av måloppnåing for Udirs underliggjande etatar blir formidla gjennom eigne rapportar med leveringsfrist 30. april 2016. I tillegg til å vurdere måloppnåing i den enkelte verksemda vurderer vi det samla bidraget opp mot sektormåla for barnehagen og skolen.

Etatsstyring av Statped

I omstillingsperioden har det vore ei forventning om at Udir følgjer opp Statped tett. Samtidig har det vore ein ambisjon for Udir å utvikle gode mål og resultatstyring, med fokus på overordna styring og tilstrekkeleg handlingsrom. Statped og Udir har i fellesskap vidareutvikla mål og indikatorar som vi på sikt ventar skal gi god styringsinformasjon.

Omstillinga er primært ei kvalitetsreform, men fordi ho også inneber ei organisatorisk endring, har Statped hatt merksemda retta mot struktur- og systemendringar i omstillingsperioden.

Omstilling er ofte knytt til usikkerheit og risiko. Det har vore utfordrande for Statped å halde fristar for ulike leveransar i 2015. Dette gjeld spesielt for arbeidet med FoU. Det har vore gjennomført to etatsstyringsmøte og fleire kontaktmøte. I styringsdialogen har mellom anna relasjonsbygging og rolleavklaring mellom direktoratet og Statped vore eit utviklingsområde.

Etatsstyring av fylkesmennene

Utdanningsdirektoratet har ansvaret for styringa av Fylkesmannen innanfor barnehagen og grunnopplæringa. Styringa har dei siste par åra hatt ei positiv utvikling. Difi-rapporten frå 2015 konkluderer med at fylkesmennene er tilfredse med styringa vår, og tilfredsheita har auka dei siste åra.

I 2015 har vi arbeid med å leggje til rette styringsskriva og styringa vår til det nye styringssystemet frå KMD. Hovudprinsippa i det nye styringssystemet byggjer på at vi skal utforme overordna mål og leggje til rette for mindre detaljert styring og færre rapporteringskrav. Tilbakemeldingane frå fylkesmennene på førebels tildelingsbrev frå KMD på våre to sektorområde, er samrøystes positive. Vi har lagt vinn på å redusere omfanget av oppgåver og rapporteringskrav og å halde styringa på eit overordna nivå. Dette for å leggje til rette for betre samordning av sektorområda og for å opne opp for større fleksibilitet for embeta til å velje verkemiddel tilpassa dei ulike lokale utfordringane i fylka. Det nye styringssystemet skal setjast ut i livet i 2016, og erfaringar vi haustar i det kommande året, blir det viktig å følgje med på for å sikre gode tilpassingar.

Styringsmøta, AU- og stormøta er vidareførte med same frekvens som tidlegare. I 2015 har vi brukt store delar av stormøta/kontaktmøta til å drøfte felles utfordringar og til korleis vi kan leggje til rette ansvars- og oppgåvefordelinga, verkemiddel, kapasitet og kompetanse på heile barnehage- og opplæringsområdet.

Etatsstyring av dei statlege samiske styra

Vi starta eit arbeid knytt til mål og resultatstyring våren 2015 med styringsparameter med tilhøyrande indikatorar i eit samarbeid med styra. Skolane og tillitsvalde vart også trekte inn i arbeidet. Arbeidet er utsett til resultatet av Stortingets behandling av St.prp. nr. 1 (2015-2016) ligg føre. Det betyr at resultata av dette arbeidet, og om det vil bidra til betre effekt av vår styring, vil bli synlege etter ei tids innsamling av styringsinformasjon frå styringsparametra.

Fagstyringa av dei nasjonale sentra for kvalitet i opplæringa

Utdanningsdirektoratet sende sluttrapporten om organisering, styring og finansiering av dei nasjonale sentra til Kunnskapsdepartementet i januar 2015 (Oppdrag 14-14). Usikkerheit om kva som blir den endelege avgjerda om framtidig organisering av sentra, har prega sjølve verksemda i sentra, men også styringsrelasjonen mellom direktoratet og sentra i 2015.

I utarbeidinga av oppdragsbrev til sentra for 2015 vart det lagt større vekt på å formulere tydelege mål og krav til resultata. Dette er følgt opp gjennom styringsdialogen med det enkelte senteret.

Nokre av sentra har over år hatt mindre forbruk og dermed opparbeidd ei betydeleg restmiddelbehaldning. Økonomistyring er derfor eit dominerande tema i styringa av sentra, både i fellessamlingar for senterleiarane og i styringsdialogmøta.

Sikkerheit og beredskap

ROS-analysar

Sikkerheits- og beredskapsarbeidet i Utdanningsdirektoratet blir gjennomført i samsvar med eForvaltningsforskrifta, den nasjonale strategien for informasjonssikkerheit med tilhøyrande handlingsplan for informasjonssikkerheit i statsforvaltninga, styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerheit og beredskap i kunnskapssektoren og norsk lovverk.

Direktoratet gjennomførte i 2015 e-læringsprogram for bevisstgjering og kompetanseutvikling for alle tilsette og for leiarar i verksemda i samarbeid med NORSIS og Difi.

Gjennomføring og evaluering av kriseøving i 2015

Den 30. november gjennomførte direktoratet kriseøving i form av ei diskusjonsøving. Deltakarane var direktørgruppa og nøkkelpersonell i beredskapsarbeidet. Målet for øvinga var å øve på å ta raske avgjerder i ein krisesituasjon (ut frå planar og proaktivitet), medvit og kompetanseutvikling om eiga rolle i ein krisesituasjon (roller og ansvar), handtering av pårørande og intern og ekstern kommunikasjon. Øvinga er evaluert både av dei som øvde og av observatørane i etterkant av øvinga. Det blir arbeidd vidare med forbetringspunkta i 2015.

Er styringssystem for informasjonssikkerheit (SSIS) innført?

Direktoratet har eit styringssystem for informasjonssikkerheit som er basert på ISO 27001:2013 og 27002:2013, og det er tilpassa dei behov verksemda har. Direktoratet fekk i 2015 tilsynsrapporten frå Kunnskapsdepartementet etter tilsynet 19. november 2014 med samfunnssikkerheits- og beredskapsarbeidet i direktoratet. Konklusjonen i rapporten var at Utdanningsdirektoratets styringssystem var heilskapleg, velfungerande og godt forankra i leiinga og blant dei tilsette.

Revidert rettleiing i beredskapsplanlegging for alvorlege hendingar i barnehagar og utdanningsinstitusjonar

Direktoratet har i 2015 samarbeidd med mellom andre Politidirektoratet og Helsedirektoratet om å revidere rettleiinga i beredskap og krisehandtering for barnehagar, skolar og andre utdanningsinstitusjonar. Ho skal vere eit hjelpemiddel for kommunar, barnehagar, skolar, fagskolar og høgare utdanningsinstitusjonar som treng å forbetre beredskapsplanane sine, og syte for at planane omfattar alvorlege hendingar. Rettleiinga finst på www.udir.no og har lenkjer til døme på beredskapsplanar, sjekklister og relevante dokument for beredskapsarbeidet.

Direktoratet undersøkjer jamleg statusen på beredskapsarbeidet i sektoren. Dette vart sist gjort i undersøkingane «Spørsmål til Skole-Norge» og «Spørsmål til Barnehage-Norge» hausten 2015. Her vart mellom anna sektorane spurde om i kva grad rettleiingane i beredskapsplanlegging gir nyttig informasjon. Ved den siste undersøkinga hausten 2015 svarte 84 % av skoleleiarane som kjenner rettleiingane, at dei gir nyttig informasjon i stor eller i svært stor grad.

Scenario om skoleskyting som ein del av Nasjonalt risikobilde 2015

Utdanningsdirektoratet har medverka til å utarbeide «Risikoanalyse av skoleskyting i Nordland» som inngår i Nasjonalt risikobilde (NRB) 2015. Scenarioanalysen er laga i eit samarbeid mellom DSB, Utdanningsdirektoratet, Politidirektoratet, Helsedirektoratet og lokale og regionale aktørar. Gjennom risikoanalysen får myndigheitene og relevante aktørar større kunnskap om medverkande faktorar til at skoleskyting skjer, korleis dei kan førebyggjast, og kor sannsynleg det er for ei slik hending i ein norsk skole.

Offentlege innkjøp

For å oppfylle reglane i lov og forskrift om offentlege innkjøp har Utdanningsdirektoratet etablert ei tverrfagleg gruppe som hjelper til ved innkjøp. Innkjøpsgruppa består av ressursar med juridisk og innkjøpsfagleg kompetanse. Innkjøpspolicy, interne rutinar og malar er oppdaterte og tilgjengelege på direktoratets intranett.

Kompetanseutvikling for medarbeidarar

Vi gjennomfører ulike tiltak som del av ei kompetanseutviklingspakke for medarbeidarane. Introduksjonskurs gjennomfører vi inntil tre gonger i året, og PULS og Byråkratskolen er framleis ein del av kompetansetilbodet. I 2015 etablerte vi eit nytt tilbod, Prosjektskolen.

Prosjektskolen er eit kompetanseutviklingstilbod til medarbeidarane som vart gjennomført med 27 deltakarar for første gong hausten 2015. Tilbakemeldingar frå medarbeidarar, resultat frå undersøkingar og tiltak i styringsdokument låg til grunn for opprettinga av tilbodet, medrekna medarbeiderundersøkinga våren 2015, intern evaluering (CAF) våren 2015 og Strategisk tiltaksplan for IT 2014-2016. Prosjektskolen tok utgangspunkt i Prosjektvegvisaren, Difis anbefalte prosjektmodell, og tilpassa tilbodet med eigne eksempel, utfordringar og erfaringar. Tema som roller og ansvar, fasar og avgjerdspunkt, verktøy og teknikkar og samanhengen mellom prosjekt og linje var sentrale delar. Gjennomføringa gjekk over tre samlingar med tilhøyrande gruppeoppgåver og individuelle oppgåver mellom samlingane. Tilbodet held fram med ei ny gjennomføring hausten 2016 etter gode tilbakemeldingar, både på sjølve opplæringstilbodet og på nytteverdien for i medarbeidarane i arbeidskvardagen.

Likestilling

Utdanningsdirektoratet bruker rettleiaren Statlige virksomheters likestillingsredegjørelser etter aktivitets- og rapporteringsplikten som verktøy i rapporteringa om likestilling. Ettersom rettleiaren tilrår å bruke tal frå Statens sentrale tenestemannsregister (SST) i rapporteringa, blir utgreiinga om likestilling ettersend når desse tala ligg føre våren 2016. Vi har ei bevisst haldning til likestillingsspørsmål, spesielt ved rekruttering og vurdering av lønn.

Lønnsfordelinga mellom kjønna

Gjennomsnittleg lønnstrinn i Utdanningsdirektoratet er 66 ved utgangen av 2015. Lønnsfordelinga mellom kjønna er etter måten jamn, og vi har ikkje grunnlag for å seie noko anna enn at det kjem av individuelle forskjellar i lønnsfastsetjinga. Menn har no gjennomsnittleg eitt lønnstrinn meir i lønn enn kvinner, og det er viktig at det ikkje utviklar seg lønnsforskjellar som er kjønnsrelaterte. Gjennomsnittleg lønnstrinn for menn er på 66, mens gjennomsnittleg lønnstrinn for kvinner er 65 ved utgangen av 2015.

Koordinere lærlingordninga

Utdanningsdirektoratet har hausten 2015 tre lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget og to lærlingar i IKT-servicefaget. Utdanningsdirektoratets ambisjon er å ha fire lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget og to lærlingar i IKT-servicefag. I tillegg har Utdanningsdirektoratet eit samarbeid med Statens Hus på Hamar der ein lærling har noko av opplæringstida si i Avdeling for læringsmiljø og rådgiving. I 2015 har to lærlingar teke fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget.

Helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid

Målet for HMS-arbeidet i Utdanningsdirektoratet er å arbeide systematisk og målretta for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. HMS-handboka blir revidert jamleg og skal sikre at arbeidet med arbeidsmiljø, helse og sikkerheit blir teke vare på i samsvar med krava som er fastsette i lover og forskrifter. Handboka er lett tilgjengeleg for alle tilsette via HR-portalen på intranettet vårt. Arbeidsmiljøutvalet (AMU) har fire faste møte i året. AMU består av tre representantar frå dei tilsette og tre representantar frå leiinga i Utdanningsdirektoratet. I tillegg er bedriftshelsetenesta representert som ein rådgjevar i alle møta i AMU.

Utdanningsdirektoratet er delt inn i fem verneområde: tre i Oslo, eit på Hamar og eit i Molde. Hovudverneombodet er fast medlem av AMU.

IKT

IT-avdelingane har i dag styrings- og leveranseansvar for dei store sektorsystema, for eiga og outsourca drift og for IT-tenestene i Utdanningsdirektoratet. IT jobbar saman med ulike fagavdelingar for å vidareutvikle nye initiativ som krev IT-støtte. IT-området har vakse kraftig i Utdanningsdirektoratet dei seinare åra, og vi har no ein systemportefølje på over 60 system i drift og nær 40 IT-baserte verktøy. I tillegg har vi fleire større parallelle IT-prosjektløp.

Gjennom dei åra som har gått sidan Utdanningsdirektoratet vart oppretta, har verksemda blitt stadig meir IT-intensiv, og store delar av kjerneverksemda er fundert på og kritisk avhengig av ei velfungerande IT-drift. I tida framover vil truleg dette biletet forsterkast.

På denne bakgrunn er det sett i gang eit arbeid for å utforme og operasjonalisere ein strategisk tiltaksplan for IT. Denne tiltaksplanen har primært eit internt formål, der ein ønskjer å profesjonalisere området. Stikkord i denne samanheng er å få fram vedtekne ambisjonar, prioriteringar, ansvarsdelingar og styringsprinsipp på IT-området.

I 2015 har IT-avdelinga fokusert på å etablere, forbetre og profesjonalisere drifta og organisere sikkerheita rundt dei store etatssystema som PAS, PGS, GREP, Skoleporten og Udir.no. Dette er dels oppnådd ved outsourcing og dels ved etablering av nye køyreplattformer og rutinar i eigen organisasjon. IT-avdelinga har delteke i prosjektarbeidet for desse og andre løysingar, og sit med ansvaret for prosjektleiing for fleire av løysingane. I denne samanheng samarbeider IT-avdelinga tett med fagavdelingane i direktoratet.

Internkontrollsystemet for behandlinga av personopplysningar i direktoratet (i samsvar med personopplysningslova) er vidareutvikla i 2015. Stadig fleire av direktoratets fagprosessar er understøtta og heilt avhengige av IT-utvikling og IT-systemstøtte. Ei heilskapleg oversikt som ein del av eit framtidig system for IT-porteføljestyring gjer at vi i dag har profesjonalisert delar av styringa av IT-porteføljen i direktoratet. Gjennom å etablere og innføre eit internkontrollsystem for behandlinga av personopplysningar i direktoratet har vi ei fullstendig oversikt over kva slags personopplysningar som blir forvalta i dei ulike IT-systema, og korleis denne forvaltninga skjer. Vi har òg gjennom denne etableringa fått plassert ansvar og eigarskap til dei ulike personopplysningane, og dei IT-systema som inneheld personopplysningar etter personopplysningslova, er melde til Datatilsynet.

Figur 6

Kampen mot tidstjuvane

Utdanningsdirektoratet har eit kontinuerleg arbeid med å oppdage og fjerne tidstjuvar, både interne og eksterne. På det interne området har det i 2015 framleis handla mykje om ei rad tiltak for meir stabil drift på alle interne og eksterne system. Vidare har vi halde fram arbeidet med fornying, forenkling, automatisering og effektivisering av alle prosessane (sjå døme under 8.1 og 8.2). Eksternt har direktoratet arbeidd med ein meir brukarvennleg struktur på udir.no, med fleire nettbaserte ressursar, saman med vidareutvikling av populære tenester som til dømes UBAS (felles påloggingssystem), RefLex (eigenvurderingsverktøy for regeletterleving for skolar og skoleeigarar) eller Tavla (felles løysing for tilskott og prosjektmiddel).

Innsyn og journalføring

Innsyn

Behandling av innsynskrav er ei tidskrevjande oppgåve. Det er likevel verdt å merke seg det låge avslagstalet: Utdanningsdirektoratet er ei open verksemd, og vi er raske med å levere dokument som publikum ønskjer tilgang til.

Journalføring – auka effektivisering

Journalføring av dokument og handtering av innsynskrav er, saman med handteringa av e-postmottaket, sentrale delar av den daglege drifta til arkivtenesta. I perioden 2012-2015 har talet på journalførte dokument vore stadig aukande. Samtidig kjem stadig fleire av desse journalpostane inn via integrasjonar med faste oppsett som gjer at arkivtenesta likevel greier å kontrollere og journalføre dei store dokumentmengdene. Eit aukande tal med registrerte journalpostar tyder på betre dokumentfangst. Det vil seie at vi truleg dokumenterer dei transaksjonar og vedtak som direktoratet gjer, på ein betre måte no enn vi gjorde før.

Mogleg med vidare effektivisering – automatisert journalføring

Direktoratet har i mange år fått tak i og utvikla spesialiserte saksbehandlingssystem som bruker ePhorte til arkivering. Enkelte av desse integrasjonane har ein slik kvalitet at fleire av dei kan levere ferdig journalførte dokument til ePhorte, og kvalitetskontrollen gjennomfører arkivet når den offentlege journalen skal publiserast. Dette er nødvendig for at arkivtenesta skal kunne handtere den stadig aukande mengda dokument til journalføring.

Figur 7

Mogleg med vidare effektivisering – automatisert journalføring

Direktoratet har i mange år fått tak i og utvikla spesialiserte saksbehandlingssystem som bruker ePhorte til arkivering. Enkelte av desse integrasjonane har ein slik kvalitet at fleire av dei kan levere ferdig journalførte dokument til ePhorte, og kvalitetskontrollen gjennomfører arkivet når den offentlege journalen skal publiserast. Dette er nødvendig for at arkivtenesta skal kunne handtere den stadig aukande mengda dokument til journalføring.

Informasjonsoppgåver

I 2015 har direktoratet brukt mykje ressursar på å samordne og brukarrette kommunikasjonen betre. Vi har ein aukande oppgåveportefølje, og sektorane har mange oppgåver å løyse. Derfor er forenkling, tilgjengelegheit og klarere relevans for barnehage- og skolesektoren blitt viktigare enn nokon gong. Vi lykkast ikkje idet vi har formidla informasjon ut i sektorane – vi oppnår resultat idet brukarane våre nyttar informasjonen til å løyse oppgåver til beste for barn, elevar og lærlingar.

Da må informasjonen frå Udir vere lett å finne, enkel å forstå og brukbar i kvardagen. Brukarretting kan for mange kjennast som eit krevjande kompromiss med det faglege. Etter kvart innser dei fleste at brukarretting ikkje er det same som å gi det faglege på båten. Rommet for forenk­ling og samordning er stort sett langt større enn vi trur.

Føresetnaden for dette arbeidet er at vi tek brukarane våre på alvor. Det vil ikkje seie at vi er «einige» i eitt og alt, men går inn i ein likeverdig dialog med barnehagar og skolar, og saman finn vi ut korleis vi kan hjelpe dei med å løyse oppgåvene og nå sektormåla.

Det er vi som må bevege oss i første omgang. Og vi dreg stadig oftare ut og oppsøkjer lærarar, skoleleiarar og skoleeigarar der dei jobbar, for å sjå korleis dei nyttar informasjonen frå oss. Vi lyttar til dei – mellom anna gjennom forum som den praktiske skole- og skoleeigarkvardagen. Vi spør: Kvar fungerer informasjonen som kjem frå oss - og kvar fungerer han ikkje? Kva treng de frå oss?

I interninformasjonen snur vi litt på det, vender blikket den andre vegen og inviterer dei inn til oss. Barnehagelærarar, lærarar, rektorar og skoleeigarar med driv og løysingsfokus har besøkt oss på allmøta i 2015 og fortalt oss korleis det er «der ute». Kva går under vår byråkratiske radar? Kvar er vi «spot on»? Korleis fekk dei det til – å løfte ein barnehage, ein klasse, ein skole? Da er det dei som er «inne», mens vi står utanfor og lærer.

Det er brukarretting.

Udir.no

Nettredaksjonen har det siste året arbeidd med å samle og systematisere data og kunnskap om bruken av noverande udir.no, og å utvikle og strukturere eit helt nytt udir.no på bakgrunn av dette. Vi ser at mange er tilfredse med nettsida, men at vi har nokre utfordringar. I hovudsak går funna ut på at vi har for mykje informasjon. Innhaldet på nettsida er for fragmentert og fortel i for liten grad om heilskap, samanheng og dei overordna verdiane i det vi jobbar med.

Funna nettredaksjonen har gjort, går òg att i funna frå Regelverk i praksis og i erfaringar mange tilsette i direktoratet har fått i møte med sektoren. I tillegg ser vi at Difis evaluering av oss speglar av funna. Difi tilrår mellom anna at vi må bli flinkare til å brukarrette innhaldet vårt. Vi tek utgangspunkt i oppgåvene i sektoren når vi tilpassar, strukturerer og utviklar innhald. Det er altså ikkje vår interne organisering eller kva for roller folk i sektoren har, som skal styre strukturen på nettsida.

Redaksjonen skal syte for at innhaldet fungerer etter formålet og heng saman. For å oppnå dette samarbeider vi på tvers av avdelingar om innhald som fleire har ein fagleg eigarskap til. Ved hjelp av folk i sektoren identifiserer vi «kjernetema» som vi i direktoratet treng å informere om. Ved å samle denne informasjonen unngår vi å beskrive det same temaet på mange ulike stader og på ulike måtar. Dermed får vi ei nettside som blir langt meir oversiktleg for brukarane og enklare og mindre tidkrevjande for oss å halde oppdatert.

Udir.no er vår viktigaste kanal mot sektorane våre. Nettsida er samtidig eit av verkemidla som kan medverke til på den eine sida å løfte barnehagar og skolar opp på minimumskrava i regelverket, og på det andre sida motivere og inspirere dei som allereie har eit forsvarleg system, til å arbeide godt med kvalitetsvurdering og kvalitetsutvikling.

Figur 8

Udir i sosiale medium i 2015

Vi har brukt sosiale medium sidan 2009. I 2015 utvida vi repertoaret med ein blogg. No er vi eit team på fire som følgjer opp dei sosiale media våre.

Vi bruker dei for å forsterke kommunikasjonen og dialogen med brukarane, og for å lytte, vere tilgjengelege, positive og oppklarande. Vi prøver å bruke styrkane i dei ulike media.

På Facebook er vi først og fremst opptekne av å få fram positive og nyttige historier om barnehagar, skolar og fagopplæring. Twitter bruker vi i hovudsak for å svare på spørsmål og kommentarar og for å støtte debattar med faktainformasjon. På bloggen har vi litt meir plass. Der deler vi erfaringar, statistikk, nye løysingar og er opne for korleis vi kan gjere ting enklare, smartare og meir forståe­lege. Vi får positive tilbakemeldingar frå følgjarane våre fordi vi er til stades og svarer på spørsmål.

Kva for saker slår an?

Årets mest populære sak på Facebook kom allereie 8. januar. Det var nyttårsløftet vårt om berre å bruke godkjende lærebedrifter så sant det er mogleg. Det som kjenneteiknar saker som slår an:

  • Vi er positive og snakkar fram enkeltpersonar, tiltak og meiningar, til dømes når vi gratulerer med verdas lærardag eller deler barnehagefilmar.
  • Vi blir opplevde som nyttige og gir tips, til dømes om tilbod om vidareutdanning for lærarar.
  • Vi er tydelege, har meiningar og kan oppklare. Døma er når vi deler tilrådingane våre om skolegudstenester, og når vi bloggar om vurdering og oppmøte. Bloggen vart til etter spørsmål på Twitter: «Viss ein elev er borte frå alle timane, men til stades på alle vurderingane, skal eleven da ha karakter i faget?».

Kampanjen: «Har dere lærling?»

For å gjere det nye lærlingmerket kjent jobba vi med ein kampanje på slutten av 2015. Kampanjen skulle vise fram sjølve merket og gjere det kjent. Vi skulle gjere noko med folks handlingar og ikkje berre haldningar. Vi ville motivere lærebedriftene til å setje opp merket.

På seks veker fekk Facebooksida «Har dere lærling?» nærmare 7 000 følgjarar, og ho medverka til å skape dialog mellom lærebedrifter og lærlingar. Sida vart ein suksess og var riktig bruk av verkemiddel for å nå målgruppa. Denne kampanjen viser at dette er ein enkel og effektiv måte å mobilisere målgruppa på. Vi ser òg behovet for å vere til stades på sosiale medium for å svare på spørsmål frå lærlingar, deira foreldre og bedrifter.

Intranettet Fibel

Fibel, intranettet i Udir, er ein viktig kanal for samarbeid og samhandling. I tillegg er Fibel sentral for internkommunikasjonen i organisasjonen. Fibel er startsida for alle tilsette, og i tillegg til nyheiter og informasjon om organisasjonen finn dei tilsette verktøy dei treng for å gjere jobben sin på ein effektiv måte. I 2015 har vi mellom anna etab­lert ein ny verksemdskalender for Utdanningsdirektoratet på framsida av Fibel. Alle tilsette kan sjølve publisere i kalenderen. Føremålet med kalenderen er gi alle tilsette ei betre oversikt over verksemdsområdet vårt. Vi får gode tilbakemeldingar på nytteverdien av denne funksjonen.

Grafikk

Skoleval

Om lag 150 000 elevar i vidaregåande opplæring deltok i skolevalet 2015 i samband med kommune- og fylkestingsvalet. Det er ein liten nedgang frå stortingsvalget i 2013, men 13 000 fleire enn ved førre kommune- og fylkestingsval i 2011. 80 prosent av skolane gjennomførte valet på papir etter tilråding frå Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD).

Skolevala er ein levande måte å lære om samfunn og demokrati på, og dei gir ungdomspolitikarane ei unik moglegheit til å komme i kontakt med elevane. Etter ein periode med minkande politisk interesse på 90-talet, tyder skolevalsundersøkingane på at den politiske interessa er stigande.

Media gir skolevalet stor merksemd og hentar resultata frå samfunnsveven.no straks dei er klare. I perioden 8. til 11. september var over 43 000 unike brukarar innom samfunnsveven.no.

NSD er arrangør og koordinator for skolevalet frå 2012-2021.

Grafikk

Utgiver
Utdanningsdirektoratet

Ansvarlig redaktør
Helge Lund

Foto
Tine Poppe

Design og grafisk produksjon
Dinamo AS

Trykk
07 media

Redaksjonen
Doris Amland (redaktør)
Angela Kreher
Anne Kristine Larsen
Arne Eltvik
Julia Stelzer Pettersen
Karen Bø
Line Mork
Marit Helen Bakken
Marit Solvoll
Morten Haug Frøyen